はじめに
コロナウイルスの感染も拡大してきており、多くの企業で在宅勤務やWeb会議が導入されています。
これを機に、今後もそのような働き方が拡大したり、一般化して当たり前のように運用されていくと予想されます。
そこで本記事では、そのような働き方で大活躍するZoomというWeb会議システムを紹介します。
無料でも十分活用でき、画面の共有などの機能面もWeb会議を行う際には非常に使い勝手が良いのでおすすめです。
Zoomとは
Zoomとは、「リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けビデオ会議」です。
テレビ通話ならSkypeとかで良いのでは？と思っている人もいるかも知れませんが、企業がZoomを選ぶのには理由があるのです。
例えば、Skype比較するとZoomは、IDの交換が不要、ワンクリック接続が可能などが利点としてあります。
その他にもまだまだ多くの利点がありますので、それを本記事では詳しく書いていきたいと思います。
結論：Zoomは無料でも十分使える
はじめにZooｍのプラン別の価格と機能をまとめてある下図を見てください。
（2020年3月現在の料金と機能）
無料での制約は？
大企業となれば有料版を社員に配布することが容易かもしれませんが、小規模のチームでは有料のWeb会議システムは導入が難しいのが実情です。
しかし、Zoomであれば無料版でも100名までの会議に参加することができます。他のツールでは、Skypeは10名まで、wherebyは4名までというようにZoomの参加人数は圧倒的に多いです。
会議のホストにはアカウント登録が必要ですが、参加するだけでしたら不要な点も気軽に導入できる要因です。
また、グループ通話が最大40分という点ですが、実際は警告が出るだけで会議は継続できますので気にしなくても問題ありません（今後、改善される可能性はあります）
画面の共有やリモート操作も無料版で可能ですので、十二分に活用できるアプリケーションであると言って良いでしょう。
無料版でも十分なWeb会議ができるため、自社に入れるだけではなく、取引先やクライアント様にも導入してもらってリモートワークを加速させることも容易です。
Zoomの優れた機能面
次に、Zoomが他のサービスと比較して優れている機能面について紹介します。
一言でいうと「簡単で高機能」という言葉がピッタリのシステムですので、機能を使いこなすという意味でも何ができるかは把握しておくと良いでしょう。
ワンクリックで会議を開始できる
Zoomでは会議を開くホストはアカウント登録が必要ですが、参加する人は必要ありません。ただし、参加者はアプリケーションのダウンロードだけは必要になります。参加のみなら登録等は不要なので簡単に導入可能です。
そして、どのように参加するかと言うと、「ホストから送られてくるURLをクリックするだけ」です。
つまり、ID交換や友達登録などの手間が無く、すぐにミーティングを始めることができます。PCを使い慣れていない年配の方との会議も容易ですし、何よりも大人数に対して登録の説明などをする労力を省けることは大きな時間短縮になります。
画面の共有ができる
会議を行う上で資料を共有したい場合には画面共有の機能が便利です。
共有する際には、デスクトップをそのまま共有して他の参加者に見せることもできますし、選択したファイルだけ共有したり、2画面のうち片方を選択して共有する事もできます。
画面の共有も簡単な操作でできます。事前にメールで資料を送ったり、印刷したりする手間が省けるため非常に有用です。
無料でも100人、最大で500人の参加が可能
無料版でも100人が参加できる会議のホストになれます。さらに大企業向けの仕様になると、最大500人までの会議が可能です。
実際に活用する際には、Web会議用のスピーカー・マイク、プロジェクターなどを使用することで、1拠点あたり一つの端末で会議に参加することができますので、参加人数で困ることは基本的にはありえません。
機材が無い方は、下記におすすめのWeb会議用のスピーカー(マイク付き)とカメラを紹介してますのでご購入を検討してみてください。
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スピーカーフォンやウェブカメラについてもっと比較・検討したいという方は、おすすめを10選としてまとめた記事がありますので、そちらを見てみてください。
＞＞＞【2020年最新】Web会議に必須 – スピーカーフォンのおすすめ10選
＞＞＞【2020年】Web会議をより円滑に進める – ウェブカメラのおすすめ10選
ワンクリックで会議の録画・録音が可能
Web会議を行う上で問題になることの一つに議事録があります。直接対面していないため、どうしても誰の発言なのかわかりにくかったり、音声を聞き逃してしまうということがあります。
そこで、Zoomでは録画・録音機能があります。Zoomでは参加者の誰もがワンクリックで録画・録音することができます。
また、長時間の会議になると動画データなどの容量が大きくなることが懸念されますが、保存先は自分のPCの他にクラウドも選択できるのでその点も安心です。
接続先PCのリモート操作が可能
在宅勤務や出張先で問題になるのが、社内ネットワークシステムにログインできないということです。
これもZoomを活用することで簡単に解決できます。
Zoomには接続先の端末をリモート操作できる機能があります。これを活用して出社している同僚とZoomで接続して、そのPCを遠隔で操作することで社内ネットにもアクセスできます。
自宅から勤怠管理や申請などを行う際にZoomをうまく使うことで、在宅勤務の課題を乗り越えることもできます。
ブレイクアウトルームの設定が可能
ブレイクアウトルームとは、参加者をいくつかのグループに分割してその中で話し合いができるルームのことです。
ブレインストーミングやオンラインでの公演などでは小規模のグループに分けた話し合いの場が必要になることがあります。その際にはこの機能を活用すると良いでしょう。
ブレイクアウトルームの設定ができるWeb会議システムは非常に少なく、Zoomの優れている点の一つと言えます。
データ通信量が少なく、安定した接続
Web会議の欠点に接続切れによる中断があります。しかし、Zoomに限ってはそのような心配は要りません。
Skypeなどと比較しても、Zoomのデータ通信量は1/10程度です。そのため、100人が接続しても問題なく安定して通信ができます。
また、通信量が少ないおかげで、スマホなどの端末を用いた場合もサクサク会議に参加することができます。テザリングでもOKです。
新幹線などの移動中でもトンネルなどを除けば、何も問題なく会議に参加することができます。
外出先でWeb会議をする方に必須アイテム
外出先で会議に参加される際は、周囲から視線が気になるかと思います。そんなときには覗き見防止のフィルムなどがおすすめです。自身のPCサイズに合うものを探して使用してください。
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終わりに
今後の働き方として、在宅勤務やリモートワークは確実に増えていきます。
Web会議のシステムなどのネット上での仕事環境・インフラが整ってきて、オフィスに出社するメリットが確実に無くなってきています。
時代においていかれないためにも、早いうちにWeb会議などになれておく必要があると思います。
そういう観点からもZoomなどを利用してこれからの働き方に順応していきましょう。海外とも簡単に繋がれるようになりますので、よりグローバルな仕事を展開していけると面白いですね。
